Als voorzitter van een vergadering in een fysieke ruimte heb je één heel belangrijk instrument: je aanwezigheid. Je zit aan het hoofd van de tafel en voor iedereen is duidelijk wie de vergadering leidt. Bij een vergadering in een virtuele omgeving schiet die bewustwording er bij deelnemers nog wel eens bij in. Voor hen ben je immers een precies evengrote afbeelding op het computerscherm.
Zorg er daarom voor dat je bij ieder moment je aanwezigheid weer even laat gelden. Het maakt dat je steeds weer laat zien dat het jóuw taak is de orde van de vergadering te bewaken. Je zorgt er ook voor dat voor alle deelnemers én kijkers de structuur van de vergadering duidelijk blijft.
Je bewaakt deze orde door bij beurtwisselingen even formeel te zijn. ‘Daarmee zijn we aan het einde gekomen van de eerste termijn. Aangezien er geen vragen zijn gesteld voor de portefeuillehouders stel ik voor dat u meteen begint aan de tweede.’ Wellicht voelt het formeler dan je gewend bent, maar vergeet niet: net zogoed als dat jij hen niet helemaal ziet, zien de vergaderdeelnemers jou ook niet helemaal.
In een fysieke vergadering ben je continu met het de deelnemers bezig. Je kijkt wie er wil interrumperen, wellicht gebruik je ook je non-verbale communicatie om deelnemers preventief te corrigeren én je probeert aan de hand van lichaamstaal in te schatten of iedereen een voorstel heeft begrepen.
Soms zijn dat kleine dingen zoals het vaststellen van de agenda. maar het zijn ook de momenten waarop je kijkt of iedereen snapt dat je naar het volgende agendapunt bent gegaan. Al die ontelbare momenten van controle zijn belangrijk om de concentratie van de deelnemers vast te houden en ervoor te zorgen dat iedereen in zogezegd het zelfde tempo vergadert.
Ook in een virtuele omgeving zijn deze controlemomenten belangrijk, al kun je ze haast niet informeel meer maken. Stel daarom je vragen voor akkoord expliciet en geef iedereen even de tijd om te reageren. Vraag ze bijvoorbeeld even de duim omhoog te steken. Een hoofdknik is namelijk niet altijd goed te zien, zeker wanneer de internetverbinding verhindert dat je iedere beweging van die vergadercollega’s ziet.
Het is zelfs aan te bevelen aan het begin van de vergadering duidelijk te maken dat je even tijd nodig hebt om ieders akkoord te toetsen. Schroom ook niet om de deelnemers te vragen de bevestiging te herhalen als je niet zeker bent. Better safe than sorry!
Denk nou niet dat vergaderingen beginnen wanneer jij ze opent. Een vergadering is namelijk ook vooral een sociale bijeenkomst. Voorafgaand staan mensen met elkaar te praten, er worden nog laatste ideeën of aanpassingen in moties uitgewisseld en in een andere tijd drukten ze elkaar de hand.
Deze momenten hebben ook een rituele functie. Het zet mensen in de vergadermodus en benadrukt dat ze ineens met elkaar de verantwoordelijkheid van de vergadering dragen. In een (raad)zaal gaat dat haast vanzelf, maar het is voor de vergaderdeelnemers een stuk moeilijker voor te stellen wanneer ze bij wijze van spreken zo van af de bank in hun eigen woonkamer de vergadering in moeten rollen.
Nu de fysieke samenkomst ontbeert, kun je mensen helpen om te schakelen met een huddle. Je kent de term misschien uit het Amerikaans Voetbal, als de teamleden met elkaar in een kring gearmd en voorovergebogen de strategie bespreken én elkaar opladen voor de wedstrijd die komen gaat. Ook scheidsrechters bij bijvoorbeeld bokswedstrijden kennen maar al te goed het belang de spelregels nog eens helder te maken. Het maakt het voor hem makkelijker in te grijpen wanneer de boksers zich laten gaan.
Voor jou als voorzitter is het net zo belangrijk. Even mensen helpen bij de omschakeling van thuiswerker naar vergaderdeelnemer te maken door een paar zeg maar dichterlijke woorden te spreken. Tegelijk kun je dat moment gebruiken om de spelregels te herhalen: spreken via de voorzitter, interrupties non-verbaal bij mij melden en alleen als vraag aan de spreker. Je zult zien dat de vergadering dan begint met meer energie, helderheid over de regels én duidelijkheid wie er zit om ze te handhaven.
Bij voorkeur organiseer je de huddle voor de vergadering, bijvoorbeeld vijf minuten vooraf, en buiten de openbaarheid van de uitzending. De griffier kan je helpen die te organiseren.
Tot slot, wees liever duidelijk dan beleefd!
‘Laten we maar eens gaan experimenteren,’ zegt burgemeester Toom Mans van Castricum. NH Nieuws peilde bij Noord-Hollandse raadsleden hoe zij aankijken tegen de mogelijkheid om virtueel te gaan vergaderen. De wet die dit mogelijk moet maken, is in aantocht. Deze wet komt er omdat raadsleden door de corona-maatregelen nu helemaal niet meer kunnen vergaderen – en geen besluiten meer kunnen nemen. Het democratische proces ligt stil.
De Tijdelijke wet moet dat verhelpen. Enkele raadsleden zien het vergaderen via een videoverbinding nu al als een blijvertje. John Bijl van het Periklesinstituut is kritischer. Het virtueel vergaderen is nu noodzakelijk, maar kent beperkingen.
Debatspecialist John Bijl van het Periklesinstituut gelooft dat digitale voorzieningen vooral een aanvulling zullen zijn.
‘Een goede politieke raadsvergadering is geen overleg, maar een debat. Waar mensen met meningsverschillen bijeenkomen op het samen op te lossen.’ Lichaamstaal is volgens hem essentieel bij het voeren van een goede discussie.
Ga maar na. In november 2019 hebben alle provinciale staten en gemeenteraden een begroting vastgesteld waarin ambities, activiteiten en geld bij elkaar zijn gebracht. Er waren zorgen over de oplopende kosten van de jeugdhulp, over het effect van het gelijkgeschakelde abonnementstarief voor de hulp in de huishouding, over te bouwen woningen, over klimaatmaatregelen. Er was begin november 2019 nog geen idee van een virus dat in luttele maanden tijd de wereld zou rondtrekken. En waardoor gewoon menselijk contact ineens gevaarlijk is geworden.
In maart 2020 werken de meeste ambtenaren vanuit huis. Colleges, raden en Staten vergaderen zo min mogelijk. Gemeenten en provincies zullen extra kosten kwijt zijn aan bandbreedte voor thuiswerken, aan abonnementskosten voor telefonie en beeldbellen. Tegelijk zijn ze waarschijnlijk minder kosten kwijt aan openbaar vervoer, aan evenementen, aan externe inhuur. Het is zinvol die gevolgen in beeld te laten brengen door het college.
Essentiële diensten draaien gelukkig door, maar je kunt je afvragen wat er met alle ambities uit de begrotingen gebeurt in deze maanden. Ze hebben even geen prioriteit en iedereen begrijpt dat. Maar het betekent ook dat het geld voor die begrote ambities niet wordt uitgegeven. Of wordt uitgegeven aan zaken die nu meer de aandacht vragen. Ook daar mag zeker begrip voor zijn.
En wat te denken van verbonden partijen als de veiligheidsregio en de GGD? Die draaien momenteel overuren voor ons allemaal, maar niet op zaken die in hún begrotingen stonden (al in juli 2019 vastgesteld). Ook daar zitten financiële gevolgen aan en die rekening moet uiteindelijk worden betaald. Zonder af te doen aan het diepe respect dat deze organisaties van ons verdienen, is het belangrijk om dat wel bij te houden.
Laten we daarom de verhoudingen niet uit het oog verliezen. De raad en de Staten hebben het budgetrecht en zij behoren dus te kunnen beslissen over geld dat niet, of anders, wordt uitgegeven.
Maar om dat te kunnen bespreken en erover beslissen, moeten raad en Staten dat wel wéten. Volksvertegenwoordigers kunnen afwachten tot de gevolgen zichtbaar worden in, pakweg, begrotingswijziging 6 en 7. Ze kunnen ook proactief vragen om een inzichtelijk overzicht van hun college. Wat gaat er anders dan begroot bij gemeente, provincie, veiligheidsregio én GGD en wat heeft dat voor gevolgen? Voor de ambities, de activiteiten en het geld? Het maken van dat overzicht hoeft niet af te leiden van het bestrijden van de crisis op dit moment – morgen of overmorgen mag het er ook zijn – het moet er alleen wel zijn vóórdat de beslissing over de relevante begrotingswijzigingen voorligt.
En liefst ook al vóór de behandeling van de kadernota/perspectiefnota. Want het is goed om bij de kaderstelling al helder te hebben welke ambities met het bijbehorende geld doorgeschoven moeten worden naar volgend jaar. Dat bepaalt immers voor een belangrijk deel de financiële ruimte. De gebeurtenissen rond het coronavirus maken ook het boekjaar 2020 memorabel. Je moet het alleen wel willen weten.
Michiel van der Eng is senior trainer en specialist gemeentefinanciën bij het Periklesinstituut. Maandelijks schrijft hij de column #hetgaatnietovergeld voor Binnenlands Bestuur. Deze column verscheen daar op 27 maart 2020.
Net als de andere oplossingen heeft ook die z’n beperkingen — en uitdagingen. Het Periklesinstituut heeft zes tips voor het organiseren van de virtuele vergadering.
Raadzalen hebben één heel groot, niet te vermijden voordeel: je bent altijd bij de vergadering. Het is ook het meest prominente, wegvallende onderdeel. En reden voor afleiding. Deelnemers aan videovergaderingen zijn veel minder geconcentreerd dan wanneer ze in een fysieke zaal zouden zitten. Bijna de helft van alle vergaderdeelnemers doet iets anders tijdens een online vergadering: ze lezen en beantwoorden e-mails of surfen op het internet.
De tip is eenvoudig. Zorg dat je er net zo goed, nee: nóg beter voor gaat zitten dan wanneer je in de raadzaal zou zijn. Zorg voor een opgeruimd bureau, zet je telefoon en computer op de ‘niet storen’-stand en hou als het kan de deur dicht. Zo zorg je er voor dat in ieder geval de op de loer liggende afleiding is weggeorganiseerd.
De meeste raadsleden zijn toch wel gewend om via de voorzitter te spreken. Bij virtueel vergaderen is dat alleen maar belangrijker geworden.
Het spreken via de voorzitter is er om ervoor te zorgen dat raadsleden die het woord hebben, zich richten tegen de gehéle raad, in plaats van één van de vergaderdeelnemers. Tegelijkertijd helpt het spreken via de voorzitter leden er aan te herinneren dat het spreken in een raadsvergadering ook betekent dat je spreekt op een publieke en openbare bijeenkomsten. Dat is voor virtuele vergaderingen niet anders. Ook al lijkt het publiek op veel grotere afstand, de virtuele raadsvergadering, vindt tenslotte plaats in een virtuele publieke ruimte’.
Ook voor de voorzitter zelf zijn de veranderingen groot. Bij virtuele vergaderingen is de verleiding té groot om door elkaar heen te praten, dus láát jezelf ook het woord geven door de voorzitter. En maak goede afspraken over interrupties. Laat interrumpeerders zich bijvoorbeeld melden via een separaat chat-kanaal of een groeps-WhatsApp en spreek af hoe de voorzitter zorgt dat de interruptie (tijdig) geplaatst kan worden.
Een van de mooie dingen aan democratie is de dynamiek. Vergaderingen hebben sfeer, zoals de oude zaal van de Tweede Kamer, waarvan Hans van Mierlo ooit eens na een debat zei dat er een wildebeestenlucht hing.
Ook non-verbale communicatie speelt in raadsvergaderingen een grote rol. Fracties die onrustig worden. Raadsleden die dreigend achter de interruptiemicrofoon kunnen staan… Meestal is degene die achter het spreekgestoelte staat juist niet de persoon waar je op moet letten.
Al deze verschijnselen maken onderdeel uit van het bedrijven van politiek én beïnvloeden het besluitvormingsproces. Ze geven gewicht aan argumenten en maken het democratisch besluit meer invoelbaar. Het is niet voor niets dat John Bijl voor zijn bezoekjes als de Mystery Burger naar raadsvergaderingen toegaat, terwijl het makkelijker lijkt om in plaats van drieënhalfuur heen, drieënhalfuur terug in de trein te zitten, de vergadering thuis te streamen. Je mist teveel.
Helaas zijn we nog niet zover dat de gemeenteraad zoals de Jedi in Star Wars met hologrammen kan vergaderen. Een echt alternatief is er nog niet, behalve dat je je taalgebruik wél kan aanpassen aan deze beperking. Onthoud dat emoties voor maar liefst 55 procent met non-verbale communicatie worden overgebracht. Je woorden brengen voor slechts 7 procent je gevoelens of attitude over. Het ‘uitvergroten’ van je intonatie helpt daarom al flink, want emoties worden voor 38 procent zo gecommuniceerd. Dus gebruik je spreeksnelheid, volume en toonhoogte om je woorden te benadrukken. Zo zorg je er beter voor dat de andere vergaderdeelnemers je niet alleen ‘snappen’, maar ook voelen wat je bedoelt.
Niet alleen letten mensen minder op tijdens videovergaderingen, ook de concentratiespanne is aanzienlijk minder. In het Verenigd Koninkrijk gaven deelnemers van videovergaderingen in een enquête aan dat na 20 minuten hun aandacht was weggezakt. In Singapore scoorde men hoger in dit onderzoek; daar hielden deelnemers het maar liefst 37 minuten uit. Ook Youtube-video’s langer dan 10 minuten worden door slechts de helft van alle kijkers uitgekeken.
Je bijdrage moet dus korter dan kort zijn. Geen geschiedsbeschrijvingen. Geen ‘voor ons ligt’. Geen uitgebreide dankzegging aan de ambtenaren. Maar meteen to the point.
Met deze betoogstructuur moet het je lukken om je politieke punt in anderhalve minuut te maken. Let er wel op dat het veel meer voorbereiding vraagt om een dergelijke tekst goed samen te stellen. De belangrijkste toespraken vragen namelijk veel werk. En hoe korter ze zijn, hoe langer de voorbereiding. Of zoals de Amerikaanse president Woodrow Wilson al eens zei:
Als ik tien minuten moet spreken, heb ik een week voorbereiding nodig. Voor vijftien minuten: drie dagen. Voor een halfuur: twee dagen. En voor een uur, kan ik nu meteen beginnen.
Zit je in de raadszaal al in de spotlights, bij een videovergadering letten mensen al helemaal op je. Nog meer dan in bij een normale vergadering, is het plaatje belangrijk. Zorg er daarom voor dat het er mooi uitziet. Controleer even of de achtergrond niet te veel afleidt. Een stapel papier, en laat staan meerdere lege koffiebekers op de achtergrond geven mensen wellicht een verkeerde indruk van je. Ook bij Mark Rutte’s toespraak op 18 maart, waar hij vanuit het torentje sprak, heeft men vast meer gedaan met de achtergrond dan alleen stofdoek eroverheen halen.
Controleer ook of je niet toevallig privacygevoelige informatie in beeld hebt, zoals persoonlijke foto’s of informatie waar je thuisadres uit is af te leiden. En let er op dat dat je rustig en ongestoord zit. Je zou niet de eerste zijn bij wie tijdens een online vergadering ineens de kat op het toetsenbord springt of een stoere kleuter op de achtergrond binnenloopt. Of erger. Je zou bij applicaties als Zoom en Facetime zelfs een zogeheten virtuele achtergrond kunnen gebruiken, al zijn er ook weer mensen die daar andere voordelen van zien..
En als laatste, zorg ook dat je zélf goed in beeld bent. Licht vanaf de zijkant werkt het beste om je hele gezicht en daarna dus ook je mimiek en expressie (zie tip 3) goed in beeld te brengen. Plaats je camera op een andere hoogte dan op je bureau, bijvoorbeeld op een stapel boeken, want anders laat je mensen de hele vergadering je neusgaten in kijken. En gebruik gerust de de mute-knop wanneer je zelf niet aan het woord bent. In de raadzaal laat je je microfoon ook niet aanstaan, waarmee je voorkomt dat iedereen alles hoort wat je doet.
De laatste tip spreekt haast voor zich, maar waarom wordt deze stap dan zo vaak overgeslagen? Oefen een vergadering — en maak je vertrouwd met de techniek. Voor mensen die dit allemaal voor het eerst doen is het verstandig om bijvoorbeeld eerst een een-op-een vergadering met de griffier of een ander raadslid te houden. Zo raak je vertrouwd met je nieuwe werkomgeving. Net zo goed als dat gehannes in raadzalen waar men een pasjessysteem voor de microfoons heeft ingebouwd, leidt gedoe met apparatuur alleen maar af en gaat het ten koste van de kwaliteit van de vergadering.
Met deze tips zul je zelf al hebben bedacht dat virtueel vergaderen meer tijd en meer voorbereiding kost. Niet alleen voor de personen die de techniek moeten organiseren, maar ook voor de deelnemers zelf.
Ook bij het plannen van de besluitvorming, zul je merken dat er meer tijd in gaat zitten. Is het in een normale vergadering soms al moeilijk de beeldvorming en de oordeelsvorming uit elkaar te halen, bij virtuele vergaderingen zal dat nóg moeilijker zijn. En door de kortere concentratiespanne en de andere beperkingen, zou zeker de oordeelsvormende fase, waar feitelijk het politieke debat zit, in de virtuele raadzaal wel eens meer tijd (lees: meer vergaderingen) nodig kunnen hebben.
Het is daarom óók belangrijk om met elkaar goed af te spreken wanneer jullie tevreden zijn met de beeldvormende en zeker de oordeelsvormende fase. Wees scherp op de gevraagde beslissing, ook van de besluitvoorbereidende vergaderingen. Is het voorstel voor iedereen duidelijk? Hebben jullie scherp over welke beoogde maatschappelijke effecten het gaat? Dan is de beeldvorming klaar. Zijn alle politieke meningsverschillen helder? Dan kun je over naar de oordeelsvorming. Zijn alle relevante argumenten uitgesproken, van weerwoord voorzien en dus gewogen? Pas dan zijn we klaar voor de besluitvorming.
Als laatste, let een beetje op de voorzitter. Om een virtuele vergadering te leiden moet deze een stuk harder werken en hij of zij heeft jullie er hard bij nodig. Luister naar zijn of haar aanwijzingen en laat je corrigeren. Zijn instructies zorgen er immers voor dat jouw bijdrage beter tot z’n recht komt en dat de politieke besluitvorming beter verloopt.
En daar heeft iedereen, ook alle inwoners van jouw gemeente, het meeste baat bij.
Het ziet er naar uit dat het nog wel even kan duren voordat raadsleden elkaar weer treffen de raadszaal. De risico op besmetting met het coronavirus is te groot. Maar de democratie moet wel doordraaien.Het Ministerie van Binnenlandse Zaken bood in een circulaire de gemeenteraden al enige oplossingen. Maar die werken niet, zegt John Bijl.
Zo stelde BZK dat de raad met een videobijeenkomst zou kunnen vergaderen. Als er geen behoefte is aan stemming, zou de raad het besluit later alleen nog maar hoeven te bekrachtigen.
Dit strookt niet met de Gemeentewet, stelt Bijl. De situatie waarin de raad aangeeft geen behoefte te hebben aan een stemming over een voorstel, waaruit voortvloeit dat het voorstel is aangenomen, geldt krachtens de Gemeentewet alleen tijdens een fysieke raadsbijeenkomst.
Ook de oplossing om alleen het digitaal stemmen mogelijk te maken is volstrekt onvoldoende, vindt Bijl.
Onder meer dat het onderlinge debat niet kan worden gevoerd. Dat is volgens Bijl een wezenlijk nadeel, omdat dat het hart van de democratie raakt. ‘Op basis van argumenten neem je als raadslid een besluit. Argumenten van een ander, tijdens het debat te berde gebracht, dragen bij aan de gedachtenvorming en uiteindelijk de standpuntbepaling.’
Niet de hele gemeenteraad hoeft er te zijn, noemt Bijl als optie. ‘Een quorum (de helft plus één) is genoeg. Bij een grote gemeenteraad van 45 raadsleden zijn dan minimaal 23 raadsleden plus de voorzitter plus de griffier aanwezig.’ Als er dan geen quorum is, kan de burgemeester een nieuwe vergadering beleggen, zonder dat een quorum nodig is.
De voorkeur heeft het niet. Bijl noemt het Plan Z. ‘Dan kan je met één aanwezig raadslid besluiten nemen. Je kán de Gemeentewet zo misbruiken.’
Gelukkig is er wetgeving opkomst die het bijvoorbeeld mogelijk maakt in een virtuele vergadering besluiten te nemen. Misschien moeten we maar even daarop wachtren, vindt Bijl. ‘Gemeentepolitiek is politiek van de lange termijn. Er zijn zelden spoedzaken. Als de griffier mailtjes moet versturen om de gemeenteraad opeens bijeen te roepen, is er iets misgegaan.’
‘De vraag mag weleens worden gesteld of wethouder Coes met deze lofrede op zijn eigen beleid de raad van Wierden wel bedient,’ schrijft John Bijl – de mystery burger – in Binnenlands Bestuur. Het beeld in zijn column wordt in ieder geval herkent door de lokale politieke pers bij Tubantia. ‘Een wethouder die in zijn uitleg vaak enorme mistgordijnen opwerpt en zo om de hete brij heendraait,’ vindt de krant.
Net als de krant, is Bijl weinig te spreken over het resultaat van Coens bijdragen in de raad. ‘Hij mept volgens Bijl in liefst drie kwartier de Wierdense politiek dood met details.’
‘Het gaat alleen over dagelijks bestuurders,’ moppert John Bijl. Het stoort hem dat in films en series bij politici altijd alleen wethouders of ministers aan bod komen, en zelden de volksvertegenwoordigers. ‘In Borgen zie je in drie seizoenen de premier maar één keer in het parlement. Dat is toch absurd.’
Vooral ergerlijk omdat in het parlement of de gemeenteraad het politieke handwerk wordt gedaan. ‘Het echte werk van de politiek gebeurt in de gemeenteraad of de Tweede Kamer. Niet in het bestuur.’
Juist met een goed debat maak je de politiek beter. Éen de stad, zo blijkt. ‘In 2002 kwam Leefbaar Rotterdam met Fortuyn. Het betekende het einde van het machtsblok van de PvdA. Niets ten nadele van de wethouders die er toen zaten, maar ze werden niet aangestuurd door de gemeenteraad, door het debat.’
Het hele interview over politiek, film en filmmuziek is hier terug te luisteren.
Heerenveen, Hilvarenbeek, Leusden, Enkhuizen gingen Smallingerland al voor in het werken met een raadsakkoord. Maar ook Zwijdrecht, dat deze periode al voor de derde keer een akkoord sloot met alle fracties.
De Leeuwarden Courant ging eens op zoek wat deze gemeenten leerden van het raadsbreed werken en voeg John Bijl naar zijn observaties en ervaringen.
Terugvallen op wethouders kan niet, zegt Bijl. Die krijgen in een zakencollege een reactieve rol.
Het college moet leren achterover leunen, zegt Bijl. ‘Zij moeten kunnen zeggen: ‘gemeenteraad, ga in debat, ik hoor het wel wat ik moet doen’. Je hebt dus wethouders nodig die goed kunnen luisteren. Ik wil Smallingerland dan ook als tip geven om te zoeken naar wethouders die dienend leiderschap kunnen tonen.’
Dat is een verantwoordelijkheid die de raad zelf moet nemen. ‘De raad is nu verantwoordelijk en kan zich alleen achter eigen afspraken verschuilen. Het maken van een raadsbreedprogramma moedigt het debat in de raad aan en helpt de gemeente vooruit. Je moet als raad afspraken maken.’